应用文的实用性很强，用途极广，种类繁多，不同类别的写法也有不同。但就应用文的整体而言，在写作上还是有些基本的要求和需要注意的地方，比如语言上的要求，结构的安排，观点、材料之间关系的处理。

        一、对语言的要求

        应用文的语言要做到平实、准确、简洁，这是作为应用文语言的三个基本特征。
        1、平实
        应用文的文风要朴实自然，所讲事情呀符合实际情况，数字要准确无误，办法要切实可行。实事求是是应用文的起码要求，不能为了达到某种目的而夸大或缩小一些真实情况。
        要做到事事请示，就必须深入生活，亲自调查，不能闭门造车。同时还要熟悉本行业务，学习有关知识，避免由于“外行”而抓不住重点，说不到要害。

《金秋》施一农  7岁    选自《少儿画苑》国际少儿书画大赛

 

        2、准确
        准确同平实是相统一的，应用文要做到实事求是，就必须在准确上下功夫。而要做到准确就必须注意以下几点：
        所写内容要准确。写应用文时，必须准确，不能走样。一则“启事”是什么就写什么，不可随意地歪曲内容；一则招生广告也要将各种要求、条件如实列出，不可为了吸引生源，而发布虚假的信息。写应用文，不能凭主观臆想，凭一时的热情，而要以客观的、实事求是的态度。如果偏离了内容准确这一原则，无论说得如何头头是道，都会给工作带来某些不必要的损失。
        所用语句要准确。应用文要从词语的选用、句子的组合、修辞格使用等方面都要做到准确无误。词语的选用：词是构成句子、篇章的最基本的语言单位，词语的选择就显得十分重要。加上汉语语言词汇相当丰富，表达同样的事情，可以选用不同的词语，因此选择词语时要注意不要用错词义。
        词语的选用还要考虑到不出现词类误用现象；不出现词语情感色彩不配的现象以及产生歧义甚至造词语等情况。
        句子的使用：应用文句子的使用要做到以下几点，即少用长句，多用短句；少用整句，多用散句；少用感叹句、疑问句，多用陈述句。选择合适的句子形式可以使读者更好地理解文章的内容。如果长句过多，易出现病句，也会给理解带来困难，而整句、感叹句、疑问句使用太多，也会使应用文失去其独有的平实、自然的文风，降低其作为应用文的存在价值。除此之外，造句时要避免出现病句，病句的出现不仅不能正确地表达所要说明的意思，反而会影响所要传递的信息。
        修辞手法的御用：应用文要少用修辞，若确实有必要用的话，要注意用的恰当，不可滥用。应用文中常用的修辞手法有比喻、对比、引用、设问、范文反问等。
        应用文是实用性很强的文体，运用语言表达意思必须确切，因此像“夸张”这种言过其实的修辞手法是绝对不能随便用的。“双关”的修辞方式也不适用于应用文。
        所列的数字、事例、对话要准确。应用文所引用的内容，往往是做出判断、处理事情的依据，因此要反复核对，做到准确无误，引用话语要写原话，不要任意改动，必要时还要注明出处。
        除此之外，应用文还要准确地使用标点符号。
        简洁
        简洁是应用文写作的基本要求。应用文的写作目的是以传递信息为主，因此应用文行文务必简洁。具体来讲，简洁主要包括以下一些内容：
        文字要简练，篇幅要短小精悍。应用文写作要惜墨如金，要选用简洁的词语，删去可有可无的段落。要实话实说，不穿靴戴帽，避免使冗长的文章湮没了主题。
        扫除套话、空话、废话。文字是用来表情达意、传递信息的，如果为写作而写作就会废话连篇。应用文更是要避免说不必要的话，读者希望得到的是你提供给它的信息，应避免“言之无文，行而不远”。

        二、对观点和材料有哪些要求

        观点和材料是文章的两个主要因素，观点和材料的统一是文章的基本要求。观点是指应用文所发表的主张、态度、看法及所表达的意愿等；材料是那些用以说明观点的实事根据。应用文对观点和材料一般有以下要求：
        1、观点既要集中明确，又要切合实际
        应用文一般一事一写，即一篇文章所说明或处理的问题一般只有一个，而且提倡什么，反对什么，支持什么，该怎样做，不该怎样做等均要旗帜鲜明，不可模棱两可。
        应用文所表达的意思要符合生活的实际情况，所提出的方法、要求切实可行，不可主观空谈、凭空臆想。
        2、所引实事或材料要确凿，有说服力
        观点是灵魂，所引实事是观点的根据，没有材料，观点便站不住。缺乏材料或材料失当，就不能很好地表明观点。因此对材料的选择要求是十分严格的。为证明某一观点，详实的材料是必要的，但只是一味地堆积材料，是不可取的。

        三、对应用文结构有哪些要求
 
        结构的安排，是指文章的谋篇布局。要安排好应用文的结构必须注意以下几点：
        1、先拟定提纲
        拟定提纲是在正式写作前，现根据要求将所用的材料分目的、分层次地列出来，形成所写文章的一个大样，作为写作时的依照。提纲的拟定过程往往是疏通思路的过程，经过反复地斟酌和修改提纲，你要做的文章就会自动地呈现于你的头脑之中，提纲如果拟定好了，写文章时也就思路畅通了。作者思路清晰，行文时文章的结构也必将有条不紊。否则主次不分、枝蔓交杂、思路混乱，也就很容易把文章写得乱七八糟。
        2、行文时注意前后的连贯，达到完整统一
        应用文大都由开头、主体、结尾三部分构成，要使这几部分形成一种内在的联系，就不可互相冲突，需要注意应用文一些重要细节的连贯和表达。
        段与段之间、句与句之间所表达的意思必须前后连贯，不可前言不搭后语；在安排层次时也要根据它们之间的确定关系，有次序地恰如其分地加以安排；详写略写要失当，要注意过渡段。过渡句的使用，以求达到前后照应、结构严谨。
        3、结构安排要服从于表达效果的需要
        应用文无论选用什么样的结构，都要服从和服务于文章表达内容的需要。应用文结构的安排要简洁明了，使读者可以顺着文章的结构了解它所要说明的问题。
        4、结构安排的具体方式
        应用文的写作格式是固定的，要符合文体本身的要求。在写作应用文时经常会用到一些数码。合理地利用数码可以使应用文的结构安排更清晰。
        使用数码时，要注意体例的一致性。在分条列式时，可以依次标上“一”“（一）”“1”“（1）”等。有的文章可以用“首先”“其次”“再次”或“第一”“第二”“第三”等文字来表明的次序和结构。合理地利用序数的表达，对结构的安排是十分有意义的。